Гугл-таблицы для новичков

Гугл-таблицами, являющимися прямым конкурентом программы Excel от компании Microsoft, пользуются миллионы людей по всему миру. Причина этого кроется в их простоте и функциональности. Рассказываю подробно, что собой представляют таблицы гугл и как с ними взаимодействовать.

Что такое гугл-таблицы

Что собой представляют электронные таблицы google? Sheets google – это онлайн инструмент для работы с различными данными. Может казаться, что сервис «Sheets google» сложно освоить. На самом деле, тут все не сложнее, чем в Excel.

Научиться работать в Google таблицах даже намного проще. Достаточно разобраться в нескольких технических моментах. Я рассказываю о каждом из них.

Достоинства и недостатки

Google sheets обладают массой сильных сторон и полезных функций.

  • Импортирование сторонних таблиц и чисел из других источников (при этом будет сохранен их формат).
  • Вся работа проводится в облаке. Каждое действие автоматически сохраняется системой, и если вдруг компьютер будет отключен, прогресс не будет утрачен.
  • Предоставление доступа к документу другим пользователям. Для этого достаточно отправить им ссылку. Они смогут ознакомиться с содержимым документа и вносить в него изменения.
  • Возможность видеть, какие пользователи внесли конкретные измерения.

Есть и недостатки. Всего их 4:

  • Отсутствует дизайнерский элемент (правда, для этих целей имеются отдельные функциональные расширения).
  • Для более эффективной работы требуется знать формулы. Впрочем, новичкам они совершенно ни к чему.
  • Отсутствует какая-либо служба поддержки.
  • При обработке большого количества информации система может краткосрочно подтормаживать.

С минусами Гугл Таблиц вполне можно смириться.

Работа с Гугл Таблицами

Теперь вы знаете, что такое онлайн Таблицы Гугл. Далее рассказываю о их функционале и особенностях взаимодействия с системой.

Начало работы

Таблица Гугл хороша тем, что для взаимодействия с ней на ПК не потребуется дополнительно ничего загружать. Вся работа выполняется онлайн через браузер. Чтобы приступить к ней, выполните несколько действий.

Зайдите на страницу Google Sheets. Далее кликните «Зарегистрироваться бесплатно», если учетной записи у вас пока нет.

Регистрация в сервисе Таблицы Гугл

Если аккаунт есть, кликните «Вход» или «Перейти в таблицы».

В зависимости от выбранного действия, вам потребуется либо создать новый аккаунт, либо ввести необходимые для авторизации данные имеющейся учетной записи Google.

Создание таблицы

Существует 2 основных способа создать Гугл Таблицу.

Способ 1. В рабочем кабинете (он откроется сразу после регистрации или входа в действующий аккаунт) нажмите на значок «Плюсик» с надписью «Пустой файл».

Создание таблицы в Гугл через плюс

Способ 2. Находясь в самом документе кликните по «Файл», выберете «Создать» и кликните по «Таблица».

Создание таблицы в Гугл через командную строку

После того как таблица создана, можете сразу дать название документу. Для этого кликните по интерактивному полю, в котором присутствует надпись «Новая таблица». Удалите ее и напечатайте новое название документа.

Переименование таблицы

Перечень элементов панели управления

Онлайн Таблица Гугл представляет массу функций. Чтобы воспользоваться ими, обратите внимание на основное меню.

Основные элементы панели управления

В меню – несколько функциональных вкладок, каждая из которых призвана выполнять определенные действия, например, сортировать или детально просматривать ваши данные. Представляю список вкладок с перечнем основных доступных действий по ним:

  • файл – создание новой таблицы (запуск имеющейся), импорт файлов, просмотр историй версий документа;
  • правка – копирование данных, их вставка в текущий документ, перемещение объектов;
  • вид – настройка рабочей области посредством изменения ее вида;
  • вставка – добавление в текущую таблицу стороннего контента;
  • формат – форматирование текста под нужные критерии, настройка отображения разных данных в документе;
  • данные – сортировка информации, удаление повторов и двойных пробелов, создание функций;
  • инструменты – привязка к таблице нужных форм, автозаполнение подсказок, настройка уведомлений;
  • расширения – использование макросов, ускоряющих работу с документом, и установка расширений от других разработчиков;
  • справка – перечень доступных функций сервиса.

Существует также и панель инструментов, находящаяся ниже основного меню. Многие действия внутри таблицы могут выполняться после того, как в данной панели будет выбран тот или иной инструмент.

Вторая часть панели инструментов

Импортирование готового документа

Google Sheets позволяет вам не только создавать новый документ, но и импортировать уже существующий. Для этого кликните по «Файл» и выберете «Импортировать».

Импортирование файла в таблицу Гугл

Есть и альтернативные способы решения данной задачи. Нужный документ вы можете добавить следующими методами:

Метод 1. Указать его на «Google диске».

Метод 2. Перетащить курсором в интерактивное окно.

Метод 3. Загрузить с устройства, на котором работаете.

Загрузка файла в Гугл таблицы

Работа с листами

Внутри одного документа вы можете переключаться между разными листами (таблицами). Делается это с помощью меню, находящегося в нижней части экрана. Чтобы добавить новый лист, просто кликните по значку «плюсик» в нижней левой части монитора.

Переключение между листами таблицы

Работа с ячейками

Гугл Таблица онлайн, прежде всего, предназначена для проведения разных расчетов. Это значит, что основную работу вы будете производить с ячейками. Их можно назвать самой главной частью системы, поскольку внутри них вы можете применять разные функции.

Чтобы создать формулу, кликните по пустой ячейке и поставьте знак «=», а затем укажите первый символ функции. Большая часть наиболее популярных функций имеют свое описание, поэтому разобраться будет несложно.

Функции и формулы в Гугл Таблицы

Если требуется выполнить простейшие математические операции, то использовать дополнительные функции не придется. Вам нужно просто объявить действие знаком «=» и выделить номера ячеек, которые будут участвовать в операции (деление, умножение, сложение, вычитание).

Простейшие расчеты в сервисе

Интересующую информацию вы можете посмотреть в справочном центре Google. Там подробно расписана информация обо всем функционале.

Описание функционала сервиса

Также для каждой ячейки вы можете вызвать дополнительное меню, кликнув по ней правой кнопкой мыши. Будет предложен целый ряд действий или дополнительных функциональных веток.

Дополнительное меню ячеек

Работа со столбцами

Вызывать дополнительное функциональное меню можно не только для отдельных ячеек таблицы, но и для целого столбца и даже всей таблицы. Просто выделите ее и кликните по этой области правой кнопкой мыши. Либо по иконке, выделенной красным прямоугольником ниже.

Функциональное меню столбцов

Правила для таблиц, ячеек и строк

Глобальные правила могут быть заданы через функцию условного форматирования. Вам потребуется открыть меню «Формат», после чего выбрать строчку «Условное форматирование». Затем вы сможете приступить к задаванию необходимых в текущий момент настроек.

Форматирование ячеек в Таблицах Гугл

Визуализация данных

Чтобы визуализировать ранее внесенные данные (представить их в виде информативной диаграммы), вам будет достаточно выделить курсором рабочий диапазон данных, после чего перейти во вкладку «Вставка» и нажать «Создать диаграмму».

Вставка и создание диаграм

Настройка общего доступа

Чтобы настроить доступ к документу, просто кликните по кнопке «Настройки доступа» на главном экране.

Настройка доступа к документу

В этом разделе вы можете указать список людей, которым будет доступен текущий документ.

Полное удаление таблицы

Чтобы удалить таблицу, нужно лишь выделить ее курсором, кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Удалить».

Удаление таблицы в Гугл

Горячие клавиши

Для более удобной работы с таблицами рекомендую приучить себя пользоваться горячими клавишами. Вот наиболее востребованные комбинации:

  • Ctrl + C – копирование выделенного фрагмента информации;
  • Ctrl + V – вставка в поле ранее скопированного фрагмента информации;
  • Ctrl + пробел – быстрое выделение определенного столбца;
  • Shift + пробел – быстрое выделение конкретной строки таблицы;
  • Ctrl + Enter – заполнение диапазона;
  • Ctrl + K – удобная вставка ссылки.

Подведем краткий итог всему сказанному выше. Гугл таблицы являются технически продуманным онлайн-инструментом, позволяющим эффективно работать с данными. В целом, ничего в них сложного нет. Нужно лишь руководствоваться инструкциями и рекомендациями, представленными в статье.
Если у вас остались вопросы – пишите их в комментариях! Буду рад помочь!