Эффективность проведения общего рабочего собрания измеряется качеством взаимодействия команды. Чтобы планерка («летучка», «пятиминутка», «оперативка») не перерастала в долгие «разговоры ни о чем», вам нужно к ней подготовиться. Рассказываю, как извлечь максимум пользы из данного мероприятия.
Что такое планерка на работе?
Планерка – что же это? Это собрание сотрудников и руководителя для отчета о результатах работы и ходе выполнения задач. Это слово происходит от английского «plan» – «планировать», «организовывать». Если в вашей фирме работает более двух человек, то без правильно выстроенной коммуникации добиться успеха будет сложно.
На планерке принято обсуждать проблемы и пути их решения, планы и перспективы. Участие принимают все работники либо только определенные отделы. Обычно такие планерки занимают 15–60 минут. Более продолжительные рабочие встречи называются совещаниями. Но такое разделение, конечно, относительно.
В ходе проведения собраний вы объединяетесь с работниками разных отделов, вникаете вместе в проблемы компании и чувствуете себя одной командой. Так вы формируете лояльность коллектива, которую зачастую не получить с помощью высокой зарплаты или красивого офиса.
Виды планерных совещаний
На планерке обсуждают информационные вопросы (разбор задач, постановка новых целей, подведение итогов). Также проводятся обучающие встречи для внедрения новых рабочих стратегий и инструментов, распределяются задачи по отделам со сроками и определением ответственных лиц.
План проведения планерки зависит от конкретной темы. По регулярности планерки делятся на такие виды:
- ежедневная – короткая утренняя встреча для постановки задач на рабочий день (15 минут);
- еженедельная – проводится в конце недели для подведения итогов (не менее 30 минут);
- ежемесячная – необходима для обсуждения стратегии компании и итогов месяца (от 1 часа);
- внеплановая – для решения форс-мажорных ситуаций (время варьируется).
Если планируется короткая встреча, подойдет формат проведения стоя. Некоторые предприниматели, например, Марк Цукерберг (основатель Facebook), практикуют встречи в виде прогулки.
Психологи из Сент-Луиса выяснили, что когда мы ходим, удачные идеи появляются чаще, чем когда мы сидим.
Для смены обстановки и повышения внимания коллектива попробуйте провести встречу в более непринужденном месте, например, в ближайшем кафе.
Протестируйте новые форматы общения, к примеру, игровой вариант встречи. За лучшее предложение решения проблемы или стоящую идею придумайте бонус для сотрудника.
Правила проведения планерок
Главный секрет эффективной рабочей встречи – это подготовка к ней. Вам необходимо дать сотрудникам время вникнуть в тему планерки, собрать нужную информацию. Анонс может быть проведен через рабочую электронную почту, чат, CRM-систему или другие способы коммуникации. После этого следуйте нехитрым правилам:
- Обозначьте цель – обсуждение проблемы или результатов работы, пути развития компании, взаимодействие между отделами.
- Пропишите план проведения собрания.
- Определите участников: кто будет выступать, а кто будет фиксировать протокол мероприятия и следить за таймингом.
- Выберите формат проведения: продолжительность, регулярность, техническое оснащение.
- Подготовьте удобное место для встречи, канцелярские принадлежности и другие необходимые атрибуты.
- Избегайте конфликтных ситуаций – это заберет время и сместит фокус внимания с темы обсуждения.
- Не давайте участникам отвлекаться и уходить от темы.
- Обязательно подводите итоги встречи. Протокол с планом действий и сроками выполнения необходимо передать участникам встречи или разместить в помещении, которое посещают все сотрудники.
Результаты проведения регулярных планерных совещаний:
- эффективное быстрое решение. При этом вы как руководитель следите за работой коллектива и при необходимости решаете проблемы;
- актуальное положение дел: собрания позволяют найти причины невыполнения задач, конфликтных ситуаций и других текущих проблем;
- установка индивидуальных задач подчиненным;
- обсуждение идей: коллективная работа над брендом, новыми продуктами, услугами, продвижением или концепцией в целом;
- повышение сплоченности в коллективе и интереса к работе.
Джефф Безос (генеральный директор Amazon) первым применил правило двух пицц: по его мнению, на встрече должно присутствовать столько человек, скольким хватит две пиццы (то есть не более 8 участников). Вы можете попробовать внедрить этот принцип в своей практике.
Утренняя планерка – это один из способов повысить лояльность сотрудников компании.
Как проводить планерки эффективно?
Несколько лайфхаков для успешной планерки в вашей компании:
- Избегайте негатива – критика работает хуже, чем общий мозговой штурм в поиске решения проблемы.
- Бонусы эффективнее штрафов – премируйте пунктуальных и заинтересованных подчиненных.
- Соблюдайте четкий тайминг (касается не только работников, но и руководителя).
- Не проводите собрания без повода.
- Благодарите своих сотрудников за плодотворную встречу – это мотивирует.
Результаты исследования Университета Северной Каролины (США) говорят о том, что 65% менеджеров считают, что совещания отвлекают их от рабочего процесса, 71% указывает на их низкую эффективность и продуктивность, 62% не считают совещания способом сплочения команды.
Как провести первое собрание с работниками
На первой встрече с командой вы как руководитель должны обозначить роли. Доброжелательно представьтесь и кратко расскажите о себе, своих достижениях и результатах работы. Обозначьте планы на развитие бизнеса: что вы сами будете делать, и что будет делать ваша команда.
Не стоит с порога обещать кардинальные изменения в компании и повышение зарплаты. Пустые слова не сыграют в вашу пользу в будущем. Расскажите о том, что изучаете текущее положение дел и не собираетесь все ломать и строить заново.
Первая планерка – это такое знакомство, впечатления от которого останутся в коллективе надолго. После него можно узнавать команду лично. Хорошие компании отличаются высокой дисциплиной, здесь каждый сотрудник четко знает свои ключевые задачи и сроки их выполнения.
Схема планерки на примере
Начните собрание с приветствия. Если необходимо, представьте всех участников или проведите перекличку. Обозначьте тему и тайминг встречи. Затем подведите итоги работы за прошлый период и постановку новых задач. На этом этапе руководители отделов или ответственные за проект озвучивают результаты.
В обсуждении проблем и задач участвуют сотрудники и руководители. После этого происходит мозговой штурм по поиску вариантов решения проблем. Результат фиксируется в протоколе, подводится итог собрания. Не забудьте поблагодарить участников.
Вопросы для обсуждения на планерке
Привожу пример вопросов, которые могут повысить эффективность работы. Попробуйте внедрить их в командные обсуждения.
Вопросы про постановку целей и задач. Например, «Что можно сделать по-другому, чтобы достичь поставленной цели?», «Кто из команды может помочь выполнить задачу?».
Вопросы про план. К примеру, «Как выглядит план целиком?», «Какой шаг будет первым?», «Какие 3 действия нужно предпринять уже сегодня, чтобы увидеть первые результаты?».
Ошибки в организации планерки
Из-за чего эффективность коллективных встреч страдает? Рассказываю о самых распространенных причинах.
- Нет регулярности – так вы только отвлекаете команду от работы, продуктивность таких встреч низкая. Вырабатывайте дисциплину у работников системностью и организованностью.
- Растянуто время – не допускайте опозданий, долгих перерывов на «чай-кофе», обсуждения отвлеченных тем. Эффективно распределяйте свое время и время своих подчиненных.
- Нет фиксации итогов собрания – в результате информация забывается, и вы обсуждаете одни и те же вопросы на последующих встречах. Решение – ведение протокола собрания. Это поможет контролировать выполнение задачи и ее сроков.
- Нет диалога в команде – не превращайте планерку в монолог руководителя. Слушайте мнения и идеи коллектива, проводите голосование, вовлекайте участников в обсуждение. В результате вы получите думающих подчиненных с высокой мотивацией.
Также не рекомендую обсуждать мелкие задачи. Ведь их можно решить в процессе работы.
Когда лучше проводить планерки?
Для организации успешного собрания лучше подходит утреннее время, до начала рабочего дня. Место для встречи выбирайте одно и то же.
Работники с большим энтузиазмом возьмутся за выполнение заданий, которые вы обсудили с утра. Это вырабатывает привычку сотрудников собираться в определенное время в одном месте для решения командных задач.
Особенности проведения планерок онлайн
Дистанционное планерное совещание – это способ коммуникации с сотрудниками, работающими удаленно. Такие встречи требуют от вас более тщательной подготовки, наличия высокоскоростного интернета, хорошего качества связи и возможности демонстрации экрана.
Из плюсов: быстрый доступ к презентации, отчетам, графикам и цифрам. Сегодня возможно собрать команду из разных точек мира за одним «виртуальным столом».
Используйте программы для дистанционного общения такие, как «Skype» или «Zoom». Технологический прогресс вполне вероятно приведет к тому, что создавать план встречи будут специальные роботы.
Из минусов: на онлайн-планерке сложно сосредоточиться, случаются перебои со связью, рассеивается внимание на продолжительных совещаниях. Кроме того, нет эмоционального и энергетического обмена среди участников. Живое общение всегда выигрывает.
Теперь вы знаете, что такое планерка, и как она влияет на качество работы команды. Африканская поговорка гласит: «Хотите идти быстро – идите в одиночку. Хотите идти далеко – идите вместе». Сплоченная работа в коллективе для этого просто необходима.
Если остались вопросы – пишите их в комментариях. Буду рад помочь! А также делитесь своим опытом проведения планерок или участия в них.