Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта позволяет командам наглядно оценить продолжительность и последовательность работ, улучшая понимание и эффективность управления проектом. Рассказываю, где используется данный метод планирования и контроля. А также, как составить такую диаграмму.

Определение

Диаграмма Ганта – это мощный инструмент в области проектного управления, предоставляющий визуальное представление временной последовательности задач. Эта графическая схема, созданная инженером Генри Л. Гантом в начале XX века, стала неотъемлемой частью планирования и контроля проектов в различных областях бизнеса и индустрии.

В чем суть диаграммы Ганта? Цель метода ‒ предоставить проектному менеджеру и команде ясное понимание хронологии задач и сроков выполнения.

Кто и зачем использует диаграмму Ганта?

Диаграмма Ганта широко используется различными структурами и профессионалами, имеющими дело с управлением проектами. Представляю несколько категорий пользователей данного метода.

Проектные менеджеры

Этот инструмент помогает им планировать, распределять ресурсы, контролировать ход выполнения задач и принимать управленческие решения в реальном времени. Таблица Ганта помогает лучше видеть временные зависимости и оптимизировать расписание проекта.

Команды проекта

Диаграмма Ганта используется для понимания, когда и какие задачи должны быть выполнены. Это содействует лучшей координации усилий и обеспечивает ясное видение общего хода проекта.

Стейкхолдеры и руководство

Диаграмма Ганта дает наглядное представление о временных рамках и этапах проекта. Таблица помогает принимать взвешенные решения, основанные на реалиях текущего состояния проекта.

Для информации! Стейкхолдеры – это все те, кто имеет интерес к успешному выполнению проекта и может влиять на его результаты.

Бизнес-аналитики и планировщики

Люди, ответственные за стратегическое планирование и бизнес-анализ, могут использовать диаграмму Ганта для определения пропусков в расписании, выявления критических путей и оптимизации использования ресурсов.

Клиенты и заказчики

В случае если проект включает в себя внешних клиентов или заказчиков, Gantt Chart служит важным инструментом для демонстрации прогресса и планов на основе времени.

Данный метод является универсальным. Одной таблицей может пользоваться 90% всей команды.

Как выглядит график Ганта и как его построить?

Создать диаграмму можно с помощью простых инструментов, например, Microsoft Excel или Google Таблицы. Но, прежде чем создавать график, у вас должны быть продуманы все пункты по проекту.

Пункт 1. Разбейте проект на конкретные задачи и этапы, чтобы лучше понимать последовательность выполнения работ.

Пункт 2. Определите, сколько времени потребуется на выполнение каждой задачи. Учтите возможные задержки и факторы, которые могут повлиять на сроки.

Пункт 3. Укажите точные даты начала и завершения каждой задачи. Не забудьте о вероятности перекрытия и зависимости для более точного расписания.

Сначала вы можете сделать набросок графика на бумаге. Необязательно чертить таблицу, просто нужно расписать количество требуемого времени на каждый этап работы. После того, когда будут известны все данные, можно приступать к самой таблице.

Но что писать в диаграмме Ганта? Обычно отображаются ключевые задачи и этапы проекта в хронологическом порядке. Каждая задача представляется в виде полосы, протягивающейся по временной шкале.

Для примера составляю график Ганта в Excel. В качестве проекта выбрал постройку дома. Делюсь простым планом действий.

Шаг 1: подготовка чертежа.

Шаг 2: закупка материалов.

Шаг 3: заливка фундамента.

Шаг 4: постройка каркаса.

Шаг 5: установка окон.

Шаг 6: черновая отделка.

Шаг 7: электрика.

Шаг 8: система отопления.

Шаг 9: чистовая отделка.

Шаг 10: установка мебели и техники.

Шаг 111: наружные работы.

Теперь создаю таблицу и вношу все эти этапы в один столбик. Делаю также разметку по датам.

Таблица для построения диаграммы Ганта

В моей таблице весь дом построится за два месяца. Расписываю так:

  • чертеж – 2 дня;
  • закуп материалов – 2 дня;
  • фундамент – 3 дня;
  • каркас – 17 дней.

Ну и далее по списку. Разным цветом выделяю дни, когда будут проводиться определенные типы работ. Мой пример диаграммы Ганта выглядит так:

Пример диаграммы Ганта

Получился готовый план, по которому следует ориентироваться.

Под каждым этапом можно вставить дополнительные. Например, под пунктом «Постройка каркаса» вы можете добавить создание стен, потолков, крыши. Каждый дополнительный этап также отмечайте цветом по дням.

Естественно, без непредвиденных обстоятельств никуда. Такие факторы нужно учитывать в самом начале при создании таблицы. Лучше к каждому этапу добавлять несколько дней на всякий случай. Подвела вас доставка мебели, и что делать? Весь план нарушен. А так у вас всегда есть небольшой запас времени на такие случаи.

Если один из этапов завершился раньше срока, таблицу можно подкорректировать. К примеру, постройка каркаса завершилась на три дня раньше. Из таблицы убираем заливку цветом на освободившихся днях.

Скорректированный вариант таблицы для диаграммы

Если есть возможность, сместите некоторые этапы. Если нет, можете дать себе отдохнуть или вставить в эти дни часть работы из другого этапа. Наружные работы, например.

Измененная диаграмма Ганта

Может, в наружные работы у вас входит копка ямы под бассейн. Свободные три дня можно потратить на это. У вас есть возможность следовать плану, а при необходимости вносить корректировки.

Где можно сделать диаграмму Ганта?

Помимо Excel есть еще Google Документы, и любые другие приложения для построения таблиц. Рассказываю о нескольких специальных программах, которые созданы специально для построения диаграммы Ганта.

GanttPRO

Веб-приложение для создания и управления диаграммами Ганта. Это инструмент проектного управления, который предоставляет возможность визуализировать и планировать задачи в проекте на временной оси. GanttPRO предоставляет набор функций и инструментов для удобного создания, редактирования и отслеживания расписания выполнения проекта. К преимуществам приложения относится:

  • интерфейс позволяет легко создавать и редактировать задачи, задавать сроки и продолжительность выполнения;
  • редактирование данных;
  • возможность назначать ресурсы на задачи и отслеживать их загрузку;
  • отображение степени выполнения задач;
  • экспорт диаграммы Ганта в различные форматы и создание отчетов для деловых нужд;
  • коллаборативные функции, позволяющие команде работать над проектом совместно и эффективно.

Из минусов – приложение платное, ценник начинается от 7.99$ в месяц.

Пример построения графика Ганта с помощью GanttPRO:

Построение диаграммы Ганта в GanttPRO

Wrike

Веб-платформа для управления проектами и рабочими задачами. Этот инструмент предназначен для организации работы команд и управления проектами в различных компаниях и отраслях. Предоставляет множество функций, направленных на совместную работу, планирование и отслеживание выполнения задач. К плюсам отнесу:

  • позволяет создавать задачи и проекты, устанавливать приоритеты и сроки;
  • интегрированные инструменты для создания диаграмм Ганта;
  • обеспечивает командную работу через обмен сообщениями, обсуждения и комментарии к задачам;
  • интеграция с почтой;
  • предоставляет возможность создания отчетов о ходе выполнения проектов и использования ресурсов;
  • поддерживает структурирование задач в виде дерева или списка;
  • имеет мобильное приложение для удобного доступа к проектам и задачам в любое время и в любом месте.

К минусам – ценник от 9.80$ в месяц за расширенный функционал.

Пример диаграммы Ганта на платформе Wrike:

Построение диаграммы Ганта в Wrike
Важно!

Wrike имеет бесплатный тариф для команд, начинающих работу. А платные тарифы имеют пробный период на 14 дней. Чтобы воспользоваться им, не нужно даже привязывать карту.

Это всего лишь два сервиса среди десятков существующих. Подбирайте вариант по своим предпочтениям (масштаб проекта, стоимость сервиса, простота в использовании). Рекомендую присмотреться к новым мобильным приложениям.

Плюсы и минусы диаграммы Ганта

Как и во всех рабочих инструментах, в использовании конкретных методов есть свои плюсы и свои минусы. К плюсам диаграммы Ганта отношу:

  • визуализация расписания;
  • легкость восприятия;
  • идентификация критического пути;
  • легкость редактирования;
  • улучшение коммуникации.

Из этого можно сделать вывод, что метод дает нам простоту и понятность самой диаграммы, возможность структурировать задачи и легко вносить изменения в план.

Есть и минусы:

  • упрощенность;
  • неудобство для больших проектов;
  • недостаток динамичности.

Если у вас большой проект, график Ганта может не отразить его сложность. Большое количество задач сложно воспринимать в виде такой диаграммы. Ну и, если в проект вносится много коррективов, изменений приоритетов – график Ганта тоже не ваш выбор.

При использовании диаграммы Ганта важно адаптировать ее к конкретным потребностям проекта и учитывать ограничения. Также следует помнить, что эффективность инструмента зависит от специфики проекта и способности команды правильно использовать его возможности.

Gantt Chart– неотъемлемый инструмент в современном управлении проектами. Теперь вы знаете, как сделать диаграмму Ганта, какие программы и сервисы для этого используются.

Если у вас остались вопросы – пишите их в комментариях! Буду рад помочь!